転職や就職活動の多くがWebでのやり取りとなっていますが、中には求人情報だけでは分からない疑問点や、事前に確認しておきたいことなどが生じることもあるでしょう。しかし、応募先企業へ連絡をするのは緊張するもの。「突然電話をしてもいいのかな？」と不安に思われる方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、応募先企業へ問い合わせの電話をする際に気をつけるべき注意点やマナーについて解説！ポイントをおさえた会話例もご紹介します。

まずは事前準備を！

気になる求人に出会うと、つい気持ちが焦ってしまい、疑問をすぐにでも解消して一刻も早く応募したいと思うかもしれません。
しかし先走ってしまうと、本来確認したいことがきちんと聞けなかったり、内容が整理されておらず質問に時間がかかってしまったりするもの。
求人先に問い合わせる際は、事前にしっかりと準備しておくことが大切です。

すでに記載されていないか再確認する

企業に問い合わせをする際は、確認したい内容がホームページや求人サイトのどこにも記載されていないかを改めて確認しておきましょう。
サイト内で説明されているにも関わらず質問してしまうと「きちんと調べていないんだな」とマイナスイメージを与えかねません。
問い合わせる前には、『よくある質問内容』なども含め、企業が開示している情報をくまなくチェックしておきましょう。

質問内容をまとめる

電話で問い合わせる場合、採用担当者の貴重な時間を割くことになります。
簡潔に短時間で終えられるよう、きちんと内容をまとめておくことが大切です。
いくつか聞きたい内容がある場合には「〇点質問させていただきたいのですがよろしいでしょうか」と複数ある旨を事前に伝えておくと良いでしょう。

筆記用具を用意しておく

問い合わせをする際は、担当者からの回答をきちんとメモに残しておけるよう必ず筆記用具を用意しておきましょう。
また、求人情報なども手元に用意しておくと「〇〇に記載されている内容についてお伺いしたいのですが…」など、話をスムーズに進めることができるでしょう。

電話をかける際のマナー

電話での問い合わせは、求人先の企業と初めてコンタクトを取る貴重な機会です。
また、電話の内容や話し方によって、印象も大きく変わります。
決して失礼にあたらないよう、いくつかのポイントをおさえたうえで電話に臨みましょう。

忙しくない時間帯を選ぶ

先にも述べたように、電話で問い合わせる際、担当者は貴重な時間を割いて対応することになります。
そのため、迷惑にならない時間帯を選ぶことが大切です。
大前提として、深夜や早朝などは避け、勤務時間（営業時間）内にかけるようにしましょう。
また、勤務時間内であっても、 始業前後やお昼休み、就業間際などの時間帯は、多忙な場合や離席している可能性も高いため、避けた方が良いでしょう。

周囲の雑音に気をつける

スマートフォンの保有率が90％を超える今、いつでもどこでも電話をかけることができますが、求人先企業へ電話をかける際は周囲の音にも配慮する必要があります。
落ち着いた環境で会話ができるよう、できれば静かな室内や個室で電話をかけるようにしましょう。
また、途中で途切れてしまうことのないよう、電波や充電の状況も事前に確認しておきましょう。

万が一途中で切れてしまった場合は、速やかに掛けなおしてお詫びをしましょう。

相手が切ってから電話を切る

質問を終えて緊張が解けると、ついつい気持ちが緩みがちですが、電話を切るまで油断は禁物。
こちらからの問い合わせで電話をしている場合、先方の担当者が先に電話を切るのを待つのが基本的なマナーです。
もしも、先方もこちらが電話を切るのを待っている様子がうかがえたら、少し間を置いてから「失礼いたします」と一言添えてから電話を切ると良いでしょう。

求人先に電話をかける際の会話例

準備を整えてマナーを心得ていても、いざ電話をかけるとなるとどのように切り出したら良いものか迷うこともあると思います。
ここからは、求人先企業へ電話をかける際の会話例を3つのステップに分けてご紹介します。

ステップ１｜まずは名乗って要件を伝える

まずは、名前と要件を伝え、担当者に電話を繋いでもらいましょう。

ステップ２｜問い合わせ内容は端的に

担当者と電話が繋がったら、改めて名前を伝え、貴重な時間を割いていただいていることへの感謝の気持ちを伝えましょう。
また、限られた時間の中で端的に話せるよう、いくつ質問があるのかを事前に伝えておくと良いでしょう。

ステップ３｜最後にはお礼を忘れずに

質問への回答をいただけたら、きちんとお礼の言葉を述べてから電話を切りましょう。
問い合わせたうえで応募の意志が固まっているのであれば、「改めて貴社への応募意欲が高まりました。」などと気持ちを伝えておくのも良いでしょう。

まとめ

求人先に電話で問い合わせをする際、多くの場合は企業との初めての接点になると思います。
それだけに、第一印象を左右しかねない重要な機会。
きちんと事前準備を整え、マナーや会話のポイントをおさえてから電話をかけることで好印象にも繋がりますよ！

気になる事や疑問に感じたことは、きちんと事前に確認して、ぜひ納得のいく転職を実現してくださいね！

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